Kartu Utang

Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/ perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.

Penggolongan Utang

Utang perusahaan digolongkan menjadi :

a.     Utang jangka pendek adalah utang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha/dagang, utang garansi dan lain-lain.

b.     Utang jangk panjang adalah utang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : utang hipotik, utang obligasi, utang bak dan lain-lain.

Metode pencatatan utang

Ada dua metode pencatatan utang, yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure.

Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarkan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.

Dalam voucher payable procedure, tidak menggunakan kartu utang. Tapi menggunakan arsip voucher yang di simpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

a. Hutang yang pembayarannya dalam jangka pendek adalah :

1.     Hutang (Account Payable), yaitu hutang jangka pendek tidak di sertai perjanjian tertulis. Timbulnya karena transaksi pembelian kredit.

2.     Wessel bayar (notes payable), yaitu hutang jangka pendek yang di sertai perjanjian tertulis sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Timbulnya wessel bayar.

-          Mengaksep wessel

-          Menyerahkan promes/aksep

3.     Beban-beban yang harus dibayar (Accruals Payable) yaitu : suatu kewajiban yang telah menjadi beban (seharusnya sudah dibayar) tetapi belum di bayar karena belum saat pembayarannya.

Contoh :

a.     Upah ymh dibayar (accrued wages payable)

b.     Bunga ymh dibayar (accrued insterest payable)

c.     Sewa ymh dibayar (accrued rent payable)

d.     Pajak ymh dibayar (accrued tax payable)

4.     Penghasilan yang ditangguhkan (deferred revenue), yaitu penerimaan persekot pembayaran dari pihak lain (penghasilan yang belum menjadi hak perusahaan tetapi sudah diterima).

Contoh ;

a.     Bunga di terima dimuka (interest received in advance)

b.     Sewa di terima dimuka (rent collected in advance)

b. Hutang jangka panjang

Hutang jangka panjang yaitu hutang perusahaan kepada pihak lain yang pelunasannya dalam jangka panjang (lebih dari satu tahun) dihitung dari tanggal neraca.

Jenis-jenis Long Term debts :

1.     Hutang Hipotik (mortage notes payable) yaitu hutang jangka panjang dengan jaminan aktiva tetap.

2.     Pinjaman obligasi (band payable) yaitu surat tanda berutang kepada pemegang dengan pembayaran bunga yang pelunasannya lebih dari satu tahun.

Contoh :

Pasiva

HUTANG JANGKA PENDEK

Hutang                                                                   Rp

Wessel bayar                                                         Rp

Biaya yang masih harus di bayar                 Rp

Penghasilan diterima di muka                      Rp

HUTANG JANGKA PANJANG

Hutang hipotek                                                       Rp

Pinjaman obligasi                                        Rp

Hutang jangka panjang biasanya timbul karena kebutuhan untuk membeli aktiva, manambah modal perusahaan, investasi, atau mungkin juga untuk melunasi utang.

Kartu Utang

Mempersiapkan Kartu Utang

Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.

Berikut contoh bentuk kartu utang :

	PT………… ..…………… KARTU UTANG Nama Kreditor             : ………………… Syarat Pembayaran      : ………………… No. Rekening                 : ………………… Tanggal Keterangan No. Bukti Debit Kredit Saldo

 

Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :

a. Transaksi pembelian secara kredit

b. Transaksi retur pembelian secara kredit

c. Transaksi pembayaran utang

Pengecekan Saldo Utang & Laporan Utang

Melakukan Pengecekan Saldo Utang

1. Rumus Saldo Utang

a.     Rumus untuk pengecekan saldo utang

Saldo awal utang                                                          xxx

Jumlah pembelian kredit/buku pembelian         xxx

Penjumlahan                                                                             xxx

Pembayaran utang buku pengeluaran kas                       xxx

Retur pembelian                                                           xxx

Total pembayaran dan retur                                                                 (xxx)

Saldo utang akhir                                                                                 xxx

b.     Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :

1)     Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang setiap kreditor.

2)    Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan dalam laporan utang.

3)    Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan catatan pada akun utang dagang.

2. Membuat Laporan Utang

Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan status utang.

a.     Utang yang belum jatuh tempo

b.     Utang dalam masa telah jatuh tempo

c.     Utang yang belum dibayar

Voucher Payable Prosedure

Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam voucher payable procedure, pencatatan utang melalui dua tahap dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.

Dokumen yang digunakan dalam pencatatan voucher payable procedure adalah : Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Dimana bukti kas keluar ini, mempunyai tiga fungsi yaitu :

1.     Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya.

2.     Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.

3.     Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.

Seperti halnya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun di bagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang-hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek :

1.     Hutang dagang yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata-mata karena atas dasar kepercayaan.

2.     Utang wessel (notes payable) yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang di atur dengan undang-undang.

3.     Beban-beban yang masih harus dibayar (accrual payable) yaitu beban yang sudah terjadi dan harus di catat, tetapi pada saat menyusun rencana belum di bayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji.

4.     Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor kekas Negara.

5.     Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan-penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum di serahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : Bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka.